Un régulateur du tourisme modernise son système de gestion des données

Gouvernement
Government
Montréal, QC
9 mois
Microsoft Dynamics 365 
Ordinateur et appareils mobiles
Brief
Contexte
Lorsque le marché touristique d'un large territoire compte sur vous, les données de l'année dernière ne suffisent pas. XRM Vision est fière d'avoir reconstruit le système de gestion de l'information d'un organisme réglementant l'industrie touristique locale en l'amenant dans le nuage pour la première fois avec une solution entièrement personnalisée basée sur Dynamics 365. Cette organisation avait une grande responsabilité pour soutenir l’industrie touristique d’un vaste territoire. Mais elle devait relever un défi encore plus grand : son système de gestion des données était manuel, complexe et obsolète. Cet outil n'arrivait plus à répondre aux besoins de l’organisation et aux attentes du marché. Le succès des futures saisons touristiques étant en jeu, cet organisme s'est tourné vers XRM Vision pour trouver une solution.
The challenge
Le défi
Cette organisation avait une grande responsabilité : soutenir l’industrie touristique locale. Mais elle devait relever un défi encore plus grand : assurer la réussite des saisons touristiques malgré un système de gestion de données manuel, complexe et obsolète. Ce système n'arrivait plus à répondre aux exigences du marché. L’avenir des prochaines saisons touristiques étant en jeu, c’est pourquoi cette organisation s'est tournée vers XRM Vision pour trouver une solution. Leur équipe avait besoin d'un moyen d'automatiser et de rationaliser chacun de leurs processus lourds en données. De même, la nouvelle plateforme devrait faciliter la modification des données et l'ajout de nouveaux processus en fonction de l'évolution des conditions, ce qui est fréquent dans l'industrie hôtelière.
The solution
La solution
La solution de XRM Vision n'a pas simplement automatisé les opérations de cette organisation. Elle a rendu chaque processus pratiquement exempt d'erreurs. En utilisant la fonction Business Process Flows de Dynamics 365, XRM Vision a appliqué des étapes et des passerelles spécifiques à chacun des processus nouvellement numérisés. Cela a réduit considérablement les risques d'oubli d'informations. Aussi, la solution permet de déclencher automatiquement des événements régulièrement programmés, tels que le renouvellement des accréditations des hôtels et la programmation des inspections des hôtels. Pour l’équipe, ces changements ont permis de grands gains d’autonomie. Enfin, la plateforme créée par XRM Vision offre une grande flexibilité. Cet atout lui a d’ailleurs permis de s’adapter rapidement dès que la réglementation encadrant Airbnb a évolué.

Rebâtir un système de gestion des données pour soutenir l’industrie du tourisme

Quand le tourisme de toute une région est entre vos mains, se fier à des données approximatives et à un fonctionnement complexe est risqué. Pratiquement toutes les entreprises liées à l'hôtellerie, des hôtels et motels aux chalets et terrains de camping, des gîtes touristiques à des logements Airbnb, comptent toutes sur une même organisation pour l'accréditation et la représentation précise sur les sites Web touristiques, ainsi que pour les informations sur le marché dont elles ont besoin pour rester compétitives. Comment une telle organisation assurera-t-elle le succès des prochaines saisons touristiques avec un système de gestion des données archaïque?

Des processus distincts et complexes... opérés à la main

Cette organisation disposait d'un processus détaillé et prescrit pour chaque fonction liée à la réglementation de l'accueil et à l'octroi de licences, soit 27 processus manuels distincts au total. Par exemple, l'application d'un classement à un hôtel était régie par un processus. De même, l'enregistrement du transfert de propriété d'une propriété était régi par un autre processus. La planification des visites en personne d'un inspecteur de l’organisation en était un autre. Ainsi, mener à bien les procédures uniques de chacune de ces demandes compliquait la tâche des employés.

L’équipe devait tout opérer manuellement, mais la complexité des nombreux processus s’y prêtait mal. Fonctionnant au moyen d’un système désuet, les activités de l’organisation étaient complexifiées. Malgré les efforts, l’équipe ne parvenait pas à suivre le dynamisme de cette industrie.

Problèmes rencontrés :

— Difficultés à gérer les processus complexes propres à chaque activité

— Erreurs causées par des données imprécises, découlant de la saisie manuelle

— Ralentissement de la complétion des processus causé par des données manquantes

— Manque de flexibilité pour adapter les processus aux changements de règlementations

— Longue période de formation des employés  

Comment automatiser les processus tout en pouvant les modifier au besoin?

Cette organisation phare pour l’industrie du tourisme devait mettre à jour son mode de fonctionnement. Elle avait besoin d’automatiser et de rationaliser chacun de ces processus lourds en données. De plus, il fallait que ce nouveau système puisse faciliter la modification et l'ajout de nouveaux processus en fonction de l'évolution des conditions, ce qui est courant dans le secteur de l'hôtellerie.

Il y avait un processus différent pour chacune de nos activités. C’était compliqué et bien former un nouvel employé prenait du temps. Et une fois formé, les erreurs et les oublis étaient fréquents. Nos efforts étaient souvent consacrés à pallier les retards causés par notre système.
Directeur de l'administration

Objectifs

Pour cette organisation qui encadre les entreprises du secteur de l’hôtellerie, il fallait bâtir un tout nouveau système qui permettrait à l’équipe de gagner en efficacité et mieux soutenir le tourisme.

La solution devrait satisfaire différents critères :

— Automatiser les différents processus  

— Offrir une flexibilité pour s’ajuster aux modifications encadrant l’industrie hotellière

— Accélérer le travail et faciliter la collaboration entre les employés

La solution de XRM Vision

XRM Vision est fière d'avoir aidé une organisation locale à se moderniser pour mieux soutenir l’industrie hôtelière et le tourisme. Ce faisant, l’organisation est entrée pour la première fois dans le cloud en adoptant une solution entièrement personnalisée basée sur Microsoft Dynamics 365. Non seulement ce système conçu sur mesure par XRM Vision a permis d’automatiser les opérations et processus de l’organisation, mais les erreurs de données se font désormais beaucoup plus rares.

Grâce à la fonction Business Process Flows de Dynamics 365, chacun des processus de l’organisation est maintenant divisé en étapes spécifiques. De fait, cela signifie qu'un utilisateur ne peut pas dépasser une étape particulière d'un processus tant que toutes les informations requises n'ont pas été saisies à cette étape. Depuis, le temps d'attente causé par des informations manquantes est grandement réduit.  

D’autre part, la solution de XRM Vision déclenche désormais des événements régulièrement. La solution de XRM Vision a également permis de déclencher automatiquement des événements régulièrement programmés, tels que la réaccréditation des hôtels et la programmation des inspections des hôtels. Cela a donné à l’organisation un niveau d'autonomie accru.    

Enfin, XRM Vision s’est assurée que la solution soit flexible, en mettant l'accent sur la facilité de maintenance. Grâce à cette malléabilité, l’organisation a pu s’ajuster rapidement aux changements de mesures légales. Ainsi, quand le gouvernement a publié de nouvelles réglementations Airbnb à peine un mois après le lancement, l’organisation a pu adapter ses processus pour refléter les nouvelles règles sans aucun impact sur son calendrier initial.

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Points clés

Take Aways

Diminution de 80% du temps requis pour former les employés
Accélération de la complétion de chaque processus grâce à l’automatisation
Réduction des délais en signalant automatiquement les informations manquantes
Augmentation de l’efficacité avec des donnée exemptes d’erreurs